What is LokaDok?

Find doctor and book appointment instantly
Find doctor and book appointment instantly

LokaDok is a new healtech startup to help people finding the right doctors in Indonesia. The search is based on doctor’s specialty, & location. LokaDok provides complete information of doctors from education background, practice place and doctor’s schedule. Patient can do instant booking to the doctor listed on the directory.

LokaDok also provides an appointment scheduling software for clinics and hospitals which equipped with fully automated SMS to every patient’s schedule, which can optimize time schedule and reduce no-show. The system can be fully integrated with the partner’s website to provide seamless integrated online booking.

In early 2017, LokaDok launches the practice management system, called OmniCare. OmniCare is designed to fit into many different types of practices from dental, general practicioner to skin care and other specialist. Many clinics have gain benefit from using OmniCare because of its rich features and complete end to end solution. Based on the principle of its name Omni, which means “completeness“, the software is hoped to help clinics to achieve efficient and effectiveness with the fully integrated system. The system also includes all the appointment scheduling system, so it adds another extra feature compare to other similar competitors in the market.

Sistem Antrian VS Sistem Reservasi bagi Layanan Kesehatan

Dalam pemanfaatan fasilitas publik dikenal dua sistem yaitu: Sistem Antrian dan Sistem Reservasi. Keduanya befungsi untuk mengatur cara publik menggunakan fasilitas secara bersama-sama dan teratur.

Apa perbedaan dari keduanya dan apa kelebihan dan kekurangan dari masing-masing sistem bagi pelayanan kesehatan?

reservations2Sistem Antrian atau dikenal dengan Queueing System. “Queue” menurut kamus Webster Dictionary artinya “menunggu berbaris“. Sedangkan Sistem Reservasi diambil dari kata “reserve” yang artinya “menyediakan atau meluangkan waktu atau tempat di masa datang“. Sistem Antrian banyak digunakan di fasilitas publik seperti bank, toilet umum, pembelian tiket bis, dan restoran cepat saji. Sedangkan Sistem Reservasi lebih digunakan di rumah sakit, pembelian tiket pesawat, dan penyewaan gedung.

queue-1qcl52gKelebihan dari Sistem Antrian adalah sistem yang lebih sederhana karena tidak perlu mengelola jadwal reservasi dan tidak memikirkan pembatalan janji pasien. Sedangkan kelemahannya adalah pasien perlu mengantri dari saat ketibaan sampai waktunya bertemu dengan dokter. Dan waktu menunggu ini akan semakin lama jika antrian semakin panjang. Selain itu kelemahan dari sistem ini adalah pasien tidak dapat meminta penjadwalan untuk waktu di masa depan. Antrian hanyalah untuk jadwal di hari tersebut.

Sedangkan di sisi lain, Sistem Reservasi memberikan waktu yang lebih fleksibel bagi pasien, dan tidak perlu mengantri dan menunggu lama dari saat ketibaannya. Pasien juga dapat melakukan reservasi untuk jadwal pertemuan di masa depan. Dengan aplikasi yang menunjang, Sistem Reservasi ini dapat ditangani dengan efisien. Salah satu mekanismenya seperti: SMS konfirmasi dan pengingat yang diketahui dapat menurunkan ketidak-hadiran atau istilahnya “no-show” pasien sampai dengan 50%.

Namun demikian masih banyak layanan kesehatan yang menggunakan Sistem Antrian seperti di bank. Walaupun layanan bank dan layanan kesehatan sama-sama termasuk pada kategori “human servers” (manusia sebagai penyedia layanan), tetapi layanan bank menggunakan Sistem Antrian dan kesehatan menggunakan Sistem Reservasi? (lihat Table. I)category-resource-sharing

Hal yang mendasar dikarenakan Sistem Antrian hanya dapat mendukung kebutuhan mendesak / “urgent” ataupun tiba-tiba dan tak terprediksi. Selain itu sistem ini juga tidak dapat melayani permintaan jadwal layanan di muka.

Walau demikian, Sistem Antrian tetap dibutuhkan di sebagian besar alur  fasilitas layanan kesehatan seperti mengantri untuk diagnosa lab, mengambil obat di apotik, atau melakukan pembayaran. Namun untuk hal-hal yang dapat diprediksi, seperti pertemuan dengan dokter yang sifatnya tidak “urgent“, misalnya: pemeriksaan kehamilan, follow-up ortodonti, imuniasi anak, pemeriksaan CT Scan, pasien seharusnya tidak perlu mengantri untuk hal-hal seperti ini.

Reff: “On Reservation Systems and Queuing Systems” by Mark E. McGinley, XiangFei Zhu, and Malathi Veeraraghavan.

 

LokaDok mendapatkan Undangan dari Suku Dinas Kesehatan Jakarta Timur

Kamis, 30 Juni 2016, LokaDok mendapat undangan dari Suku Dina Kesehatan Jakarta Timur untuk memaparkan te13508976_1547902865517000_1963050580814443491_nntang aplikasi LokaDok OmniCare.

Di kesempatan ini, Founder Dannie Yo menyampaikan tentang pentingnya peningkatakan kualitas layanan kesehatan baik di puskesmas dan rumah sakit. Dannie berharap sistem OmniCare dapat membantu meningkatkan pelayanan dengan menurunkan “waktu menunggu” rata-rata per pasien.

Hal ini disebabkan karena sistem penerimaan pasien hampir di kebanyakan instansi kesehatan masih menggunakan sistem antrian seperti di bank. Sistem antrian demikian memang mudah dalam pengaturannya, tetapi efeknya sebenarnya sangat merugikan pasien. Selain itu, dengan sistem antrian, pihak rumah sakit/klinik tidak pernah dapat memprediksi jumlah pasien yang akan hadir.

Bayangkan jika dalam suatu waktu hadir 10 orang pasien secara bersamaan. Pasien dengan nomor urut ke 10 sudah pasti harus menunggu paling lama. Lain halnya jika alur pasien ini diatur dengan sistem reservasi. Ke-10 pasien ini sudah ditentukan masing-masing jam pertemuannya. Sehingga setiap pasien cukup datang saat jam perjanjiannya. Waktu menunggu per pasien pastinya akan menurun secara drastis.

 

LokaDok OmniCare: Sistem Aplikasi Reservasi untuk Klinik dan Rumah Sakit

waiting time can be stressfullMenunggu adalah satu hal yang menjemukan dan menyebabkan waktu terbuang dengan sia-sia. Namun tanpa disadari masih banyak dari kita menyia-nyiakan waktu karena mengantri untuk suatu pelayanan kesehatan. Menurut hasil survey yang dikutip dari The Journal of Medical Practice Management pada artikel 10 most patients complaint that front offices receieved, Waktu Menunggu ternyata mendapatkan peringkat #1 sebagai keluhan terbesar para pasien.

#1 Patient Complaint
Waktu Menunggu keluhan utama pasien

Hal ini bukan menjadi masalah di negeri kita saja, tetapi di negara maju lainnya juga, hanya saja di negeri kita masalah ini lebih buruk karena tidak adanya sistem manajemen antrian yang memadai. Berbeda dengan cara masyarakat seperti di Australia atau Singapura, di sana pasien dituntut untuk melakukan booking perjanjian terlebih dahulu sebelum bertemu dengan dokter. Pasien yang melakukan booking akan lebih diprioritaskan ketimbang mereka yang langsung berkunjung (walk-in). Contoh lain, masyarakat Jerman sudah lebih menyadari pentingnya waktu, sehingga dokter atau pelayanan kesehatan dapat dituntut untuk waktu menunggu yang terlalu lama. Sedangkan kasusnya di tanah air berbeda, sepertinya masyarakat Indonesia masih belum terlalu menyadari penuh bahwa waktu mereka banyak terbuang sia-sia karena menunggu yang lama di rumah sakit / klinik. Masyarakat juga masih enggan melakukan booking perjanjian dan lebih memilih kunjungan langsung (walk-in) ke fasilitas kesehatan. Cukup aneh? Sebenarnya tidak. Banyak dari masyarakat enggan melakukan booking perjanjian karena masih belum melihat faedahnya. Sistem booking perjanjian yang digunakan hampir seluruh fasilitas kesehatan di tanah air bukan menjawab permasalahan, namun malah menimbulkan permasalah-permasalahan baru. Sistem yang digunakan menggunakan sistem nomor urut yang sangat tidak fleksibel bagi pasien.

Sistem ini banyak sekali efek negatif yang beruntun. Pertama, sistem ini hampir tidak ada bedanya dengan mengantri, hanya saja pasien bisa menunggu di tempat lain (misal: rumah atau kantor) jika nomor urut yang diterima masih cukup jauh dari nomor urut yang sedang berjalan saat melakukan booking perjanjian. Menurut hasil survei yang kami lakukan ke beberapa pasien, lebih banyak pasien akhirnya memutuskan untuk mengantri lebih awal daripada nomornya terlewatkan. Selain itu, sistem konvensional ini juga tidak mengatur limit maksimum penerimaan antrian dari seorang dokter. Untuk seorang dokter dapat memberikan pelayanan yang efektif dan maksimal, dibutuhkan berkisar 10 s/d 15 menit untuk setiap pasiennya, jadi untuk rentan waktu 2 jam misalnya, seorang dokter efektif menangani sebanyak 8 s/d 12 pasien maksimum. Namun karena kebanyakan pasien lebih memilih walk-in dan enggan melakukan booking terlebih dahulu, alhasil jumlah antrian bisa melebihi dari batas kapasitas seorang dokter. Akibatnya, kerja dokter jadi terburu-buru, pasien pun merasa tidak ter-diagnosa dengan baik. Sehingga tidak heran banyak pasien yang mengeluh akan sikap dan pelayanan dokter yang acuh. Tidak sedikit juga kasus kesalahan diagnosa akibat hal ini. Dan yang terakhir, jadwal di praktek lain pun jadi molor. Tidak heran hal ini menjadi keluhan #1 pasien.

Dengan sistem manajemen antrian yang memadai hal ini dapat diatur lebih baik dan waktu menunggu per rata-rata pasien dapat dikurangi. Banyak hal yang dapat dilakukan pihak fasilitas kesehatan dalam mengatur antrian pasien ini. Misalnya: dengan tidak menerima booking pada hari tsb untuk dokter yang sudah penuh. Jadwal juga dapat diundurkan 1-2 hari ke belakang jika tidak mendesak, atau dapat juga diarahkan kepada dokter lain yang lebih senggang, sehingga tingkat pelayanan akan lebih maksimal. Namun tentunya hal ini membutuhkan sistem penunjang yang memadai.

LokaDok akhir-akhir ini telah meluncurkan produk terbarunya, dinamai LokaDok OmniCare. Produk ini ditargetkan untuk segmen klinik dan rumah sakit dengan jumlah dari 3 s/d 500 lebih dokter. Pelayanan kesehatan di tanah air perlu menyadari betapa pentingnya sistem manajemen antrian ini sebagai salah satu bentuk konkrit peningkatan pelayanan kesehatan di tanah air. “Kami berharap dapat meningkatkan mutu pelayanan kesehatan di tanah air. Dimulai dari sistem manajemen antrian ini, karena merupakan pintu awal dari alur penanganan pasien”, jelas Dannie CEO & Founder LokaDok.

Kedepannya LokaDok akan menambahkan fitur untuk administrasi pasien sampai ke billing, sehingga menjadi suatu sistem kesatuan yang utuh.