Pasien No-Show. Salah siapa?

patient-no-show

Salah satu penyebab klinik Anda kehilangan pendapatan adalah jikalau pasien mangkir dari perjanjiannya (sebut: No-Show). No-show berbeda dari Pembatalan dan adalah hal yang fatal dalam pengaturan jadwal karena klinik dan dokter mengalami kerugian baik dari waktu dan pendapatan, sedangkan untuk Pembatalan, klinik masih dapat mengalokasikan jadwal ke pasien lain, atau setidaknya dokter dapat melakukan pekerjaan lainnya, dan Pembatalan adalah hal yang hampir sulit dihindari, karena hal urjen yang harus diprioritaskan bisa terjadi pada siapa saja, termasuk pada pasien tentunya.

Untuk menghindari No-Show, ada 4 langkah yang dapat dilakukan:

Langkah I: Pengingat Multi-channel

Jika Anda menginginkan pasien Anda hadir, ingatkan mereka. Ini terdengar cukup sederhana, tapi kenyataannya banyak klinik merana karena tingginya rasio No-Show karena tidak fokus pada program pengingat mereka. Ingat, orang mengatur kalender pribadinya dengan caranya masing-masing. Beberapa pasien lebih memilih SMS, sebagian email, ataupun WhatsApp. Ketika Anda mengimplementasikan pengingat multi-channel, Anda memberikan kepada setiap pasien alat yang bekerja terbaik untuk mereka. Dan semakin Anda sering mengingatkan pasien Anda tentang jadwal pertemuannya yang akan datang, semakin besar kemungkinan mereka akan mengingat. Program pengingat Anda bisa terdiri dari beberapa channel:

  1. SMS: Pesan singkat telah menjadi cara terbaik selama ini untuk menjangkau pasien-pasien Anda. Dan untungnya, ada cara otomatis untuk mengirimkan pesan sehingga meringankan beban kerja.
  2. WhatsApp: Platform chat terbaru semakin digandrungi dan memiliki tren yang semakin meningkat dari sisi penggunaannya karena jumlah pesan spam yang tergolong rendah. Banyak pasien yang memilih diingatkan melalui platform ini karena mulai meninggalkan SMS.
  3. Email: Pengingat melalui email kebanykan sangat efektif. Tapi tentu sebelum Anda dapat mengirimkan email ke pasien, Anda perlu memiliki email mereka, dan ini dapat menjadi standar saat proses pendaftaran. Pengingat Anda harus mengandung semua informasi yang dibutuhkan seperti tanggal/waktu perjanjian dan instruksi khusus untuk sesi tsb.
  4. Telepon: Telepon memang merupakan pengingat terbaik karena pasien terpaksa berhenti dari aktifitasnya untuk menjawab telepon. Tetapi berhati-hati terhadap hal ini karena sebagian pasien akan merasa terganggu apabila sedang melakukan aktivitas pentingnya. Baiknya Anda menanyakan terlebih dahulu dan mencatat preferensi kebiasaan masing-masing pasien untuk diingatkan.

Langkah II: Terapkan multi lapis pengingat

Hal-hal urjen dan mendadak dari pasien tidak dapat kita hindari / pungkiri. Hal tsb bisa saja terjadi dan wajar. Hal yang perlu dilakukan adalah mengantisipasinya. Salah satu cara terbaik adalah dengan menerapkan multi lapis pengingat, yang ideal adalah 2 kali.

Pengingat I: Dapat dilakukan minimum satu hari sebelumnya. Idealnya adalah 36 – 48 jam (1 1/2 s/d 2 hari) sehingga tidak terlalu mepet dengan jadwal. Hal ini untuk mencegah apabila ada pasien yang batal, sehingga jadwal tersebut dapat dialokasikan untuk pasien lain.

Pengingat II: Dapat dilakukan 2-3 jam sebelum jadwal untuk memastikan pasien tidak lupa dan terlambat berangkat ke klinik Anda.

Jika Anda menerapkan hal ini dengan baik, Anda dapat memastikan jumlah No-Show akan semakin berkurang.

Langkah III: Pengingat Otomatis

Setelah membaca Langkah I, Anda mungkin menyadari bahwa staf Anda tidak dapat melakukan pengingat multi-channel secara manual. Jika Anda bergabtung pada staf Anda untuk mengirimkan SMS or email pengingat satu per satu, akan terjadi suati hari ketika tugas tsb tidak terlaksana dengan baik. Dengan sistem pengingat otomatis, setiap pengingat terkirim setiap hari. Anda membutuhkan beberapa perangkat yang dapat membantu Anda mengirimkan secara otomatis:

  1. Software Penjadwalan yang memiliki semua data pasien dan perjanjian. Ini menjadi pusat dari program pengingat otomatis. Software Penjadwalan Anda akan secara instan mengirimkan pesan SMS ataupun email kepada pasien untuk jadwal mereka yang akan datang.
  2. SMS / Email otomatis memiliki keunggulan untuk menotifikasi pasien untuk jadwalnya. Namun ketika mengingatkan pasien, pastikan sistem Anda memiliki opsi untuk merubah / membatalkan perjanjian.
Langkah IV: Terapkan prosedur yang menurunkan No-Show
Tahan beberapa slot waktu untuk pasien baru. Rasio no-show akan meningkat ketika Anda mentoleransi rentang waktu antara tanggal penjadwalan dan pertemuan aktual. Hal ini selalu menjadi suatu hal yang rumit untuk tetap membuka slot waktu pada jadwal Anda tanpa terisi, tetapi jika pasien baru tidak pernah dapat bertemu Anda untuk beberapa hari, pikirkan akibat negatifnya, jumlah pasien baru akan semakin menurun.
Selalu memberikan pilihan kepada pasien:
Menyadari bahwa banyak hal yang mencegah pasien untuk berkunjung ke klinik karena harus mengantar anak sekolah, sulit cuti dari kerjaan, tidak ada transportasi. Untuk menurunkan pembatalan seperti ini, gunakan pertanyaan terbuka. Banyak orang terlalu terpaku pada jadwal pribadinya. Daripada memberikan mereka waktu yang ditentukan, libatkan mereka dalam penjadwalan dengan pertanyaan terbuka.
Salah: “Bagaimana jika Senin pagi jam 10?”

Benar: “Hari apa yang terbaik untuk Anda?”

Batasi waktu menunggu: Menunggu terlalu lama membuat pasien menjadi tidak menghargai — tidak hanya saat di ruang tunggu, tetapi juga di ruang tindakan. Waktu menunggu memiliki pengaruh besar terhadap kepuasan pelanggan.

Gunakan software penjadwalan: Banyak klinik yang menyepelekan dan menganggap mereka masih dapat menangani perjanjian secara manual. Tetapi bukan itu saja, mereka kehilangan manfaat lain seperti:

  • Penghematan waktu penjadwalan
  • Follow up perjanjian secara otomatis dan efisien
  • Sumber daya manusia berlebihan yang harus dikuras untuk mengatur jadwal yang semakin banyak.
Konklusi
Jika Anda mendapatkan banyak No-Show di klinik Anda, berarti masih ada yang salah dengan cara Anda mengelola penjadwalan. Pastikan staf Anda mengikuti langkah-langkah yang kami anjurkan.
Jika Anda ingin mengetahui lebih lanjut mengenai aplikasi penjadwalan, dan pengingat otomatis dan teknologi lain yang dapat membantu praktek Anda, hubungi konsultan OmniCare Anda di 021-6983-1436 atau kunjungi OmniCare.co.id

Manfaat Teknologi Cloud Bagi Instansi Kesehatan

Koneksi internet semakin kencang, kecepatan kapasitas bandwidth internet sekarang sudah sama bahkan lebih cepat daripada hubungan kabel jaringan beberapa tahun silam. Bayangkan betapa pesatnya perkembangan teknologi internet akhir-akhir ini.

Hal ini tentunya sangat memberikan manfaat positif di segala aspek kehidupan manusia, termasuk di dunia kesehatan. Salah satu manfaat terpenting adalah pada aplikasi manajemen klinik / rumah sakit yang semakin hari semakin besar peranannya dalam meningkatkan efektifitas pelayanan kesehatan.

Beberapa aspek positif yang sekarang dapat dilakukan oleh aplikasi SIM Klinik/RS berbasis cloud seperti:

1. Sentralisasi Rekam Medis Pasien, Tarif dan Daftar Barang

Data rekam medis pasien dapat diakses dari mana saja, serta tarif dan daftar produk yang seragam, Sangat memudahkan instansi dengan multi cabang.

2. Laporan Realtime

Pemilik dan manajemen pusat dapat mengakses semua laporan cabang tanpa perlu menunggu rekapan data.

3. Biaya Perangkat & Infrastruktur yang Murah

Dengan teknologi yang mampu untuk menghubungkan semua cabang dan memperoleh laporan secara real time, akan membutuhkan biaya yang sangat mahal beberapa tahun silam, namun dapat diperoleh dengan harga yang sangat terjangkau dengan era internet super cepat saat ini.

Cloud bagi dunia kesehatan
Cloud bagi dunia kesehatan

 

 
LokaDok berkomitmen dan berdedikasi untuk meningkatkan pelayanan kesehatan di Indonesia. Selain platform Pencarian Dokter dan Booking online secara instan, LokaDok juga melahirkan produk OmniCaresistem manajemen klinik berbasis cloud yang dapat bermanfaat bagi klinik (dan rumah sakit). Aplikasi ini dirancang dari pendaftaran pasien baik online maupun manual, hingga tagihan pasien dan komisi dokter. Mendukung multi cabang dan multi pengguna, serta tentunya dilengkapi dengan platform Booking Online, dimana pasien dapat melakukan pendaftaran online langsung melalui situs dari klinik.

Silahkan mengunjungi https://omnicare.lokadok.co.id untuk mempelajari lebih lanjut mengenai aplikasi ini dapatkan masa uji coba pakai selama 30 hari.

Sistem Pengaturan Alur Pasien Revolusioner (Reservasi + Antrian)

reservasi + antriian

Pada kesempatan kali ini, kami ingin memberikan kabar yang lebih gembira lagi bagi Anda. Kami telah membuat sistem revolusioner yang mampu mengatur alur keluar masuk pasien lebih efisien lagi. Yaitu penggabungan antara Reservasi & Antrian. Pada umumnya, kedua sistem ini hampir tidak dapat berjalan bersama, antara satu mengalahkan yang lain. Namun sistem kami mampu mengakomodir keduanya, sehingga fair bagi pasien reservasi, dan tetap menjaga kesederhanaan (seperti pada sistem antrian) dan  tidak merugikan waktu jika muncul permasalahan (misal: keterlambatan, atau ketidakhadiran pasien).

Kami mencoba melakukan survei kepada para pasien dan menanyakan mengapa mereka tidak melakukan reservasi? Hampir rata-rata pasien mengeluh tentang hal yang sama.
“Kami sia-sia melakukan reservasi. Saat tiba, kami mendapat nomor antrian yang jauh di belakang dan kami harus menunggu lama lagi”

Tentu Anda sebagai penyedia layanan kesehatan mendambakan sistem yang ideal, dimana pasien-pasien tidak perlu menunggu terlalu lama dan dokter-dokter Anda juga tidak bekerja tergesa-gesa. Namun masih ada sebagian dari Anda memilih sistem yang sederhana untuk mencegah kerugian akibat ketidak-disiplinan waktu tsb. Sistem kami dapat menjawab permasalahan di instansi Anda. Anda dapat memiliki sistem reservasi yang handal dengan fitur SMS notifikasi yang ekonomis dikombinasikan dengan sistem antrian poli yang berjalan “harmonis” dengan pasien-pasien reservasi. Sehingga adil bagi keduanya.

Hubungi kami sekarang untuk mengetahui lebih lanjut mengenai bagaimana sistem kami dapat membantu Anda.

Email: [email protected] atau Telp: 021-6983-1436

https://omnicare.lokadok.co.id

Cara Untuk Tetap Menjaga Relasi dengan Pasien-Pasien Anda

Cara tetap menjaga relasi baik dengan pasien

LokaDok OmniCare, sistem Manajemen Reservasi teranyar hadir dengan fitur SMS Marketing Campaign. Kami menghadirkan fitur ini untuk menjawab kebutuhan Anda. Fitur ini dapat dipergunakan sebagai suatu sarana yang efektif dalam menjaga relasi yang baik dengan pelanggan, tentunya pasien-pasien Anda.

Apa itu SMS Marketing Campaign?
Dengan SMS Marketing Campaign, Anda dapat menginformasikan kepada seluruh target audiens Anda tentang promosi, survei, bahkan hanya sekedar ucapan selamat.

Apa yang menarik dari fitur kami?
Fitur kami ini memiliki keunggulan filterisasi audiens, sehingga target tujuan lebih terarah dan kampanye Anda akan lebih efektif. Disamping itu, Anda juga dapat melakukan lebih dari hanya sekedar mengirimkan SMS secara masal (seperti pada produk-produk SMS Blast lain pada umumnya), tetapi Anda juga dapat mempromosikan suatu halaman situs (mungkin berisi informasi paket kesehatan) dan memperoleh laporan analtik jumlah pengunjung halaman tsb. Selain itu, Anda juga dapat melakukan survei singkat untuk mendapatkan feedback dari audiens, dan hasilnya dapat Anda lihat pada grafik.

Hubungi kami untuk mendapatkan keterangan lebih lanjut mengenai produk kami.

Email: [email protected] atau Telp: 021-6983-1436

https://omnicare.lokadok.co.id

LokaDok OmniCare: Sistem Aplikasi Reservasi untuk Klinik dan Rumah Sakit

waiting time can be stressfullMenunggu adalah satu hal yang menjemukan dan menyebabkan waktu terbuang dengan sia-sia. Namun tanpa disadari masih banyak dari kita menyia-nyiakan waktu karena mengantri untuk suatu pelayanan kesehatan. Menurut hasil survey yang dikutip dari The Journal of Medical Practice Management pada artikel 10 most patients complaint that front offices receieved, Waktu Menunggu ternyata mendapatkan peringkat #1 sebagai keluhan terbesar para pasien.

#1 Patient Complaint
Waktu Menunggu keluhan utama pasien

Hal ini bukan menjadi masalah di negeri kita saja, tetapi di negara maju lainnya juga, hanya saja di negeri kita masalah ini lebih buruk karena tidak adanya sistem manajemen antrian yang memadai. Berbeda dengan cara masyarakat seperti di Australia atau Singapura, di sana pasien dituntut untuk melakukan booking perjanjian terlebih dahulu sebelum bertemu dengan dokter. Pasien yang melakukan booking akan lebih diprioritaskan ketimbang mereka yang langsung berkunjung (walk-in). Contoh lain, masyarakat Jerman sudah lebih menyadari pentingnya waktu, sehingga dokter atau pelayanan kesehatan dapat dituntut untuk waktu menunggu yang terlalu lama. Sedangkan kasusnya di tanah air berbeda, sepertinya masyarakat Indonesia masih belum terlalu menyadari penuh bahwa waktu mereka banyak terbuang sia-sia karena menunggu yang lama di rumah sakit / klinik. Masyarakat juga masih enggan melakukan booking perjanjian dan lebih memilih kunjungan langsung (walk-in) ke fasilitas kesehatan. Cukup aneh? Sebenarnya tidak. Banyak dari masyarakat enggan melakukan booking perjanjian karena masih belum melihat faedahnya. Sistem booking perjanjian yang digunakan hampir seluruh fasilitas kesehatan di tanah air bukan menjawab permasalahan, namun malah menimbulkan permasalah-permasalahan baru. Sistem yang digunakan menggunakan sistem nomor urut yang sangat tidak fleksibel bagi pasien.

Sistem ini banyak sekali efek negatif yang beruntun. Pertama, sistem ini hampir tidak ada bedanya dengan mengantri, hanya saja pasien bisa menunggu di tempat lain (misal: rumah atau kantor) jika nomor urut yang diterima masih cukup jauh dari nomor urut yang sedang berjalan saat melakukan booking perjanjian. Menurut hasil survei yang kami lakukan ke beberapa pasien, lebih banyak pasien akhirnya memutuskan untuk mengantri lebih awal daripada nomornya terlewatkan. Selain itu, sistem konvensional ini juga tidak mengatur limit maksimum penerimaan antrian dari seorang dokter. Untuk seorang dokter dapat memberikan pelayanan yang efektif dan maksimal, dibutuhkan berkisar 10 s/d 15 menit untuk setiap pasiennya, jadi untuk rentan waktu 2 jam misalnya, seorang dokter efektif menangani sebanyak 8 s/d 12 pasien maksimum. Namun karena kebanyakan pasien lebih memilih walk-in dan enggan melakukan booking terlebih dahulu, alhasil jumlah antrian bisa melebihi dari batas kapasitas seorang dokter. Akibatnya, kerja dokter jadi terburu-buru, pasien pun merasa tidak ter-diagnosa dengan baik. Sehingga tidak heran banyak pasien yang mengeluh akan sikap dan pelayanan dokter yang acuh. Tidak sedikit juga kasus kesalahan diagnosa akibat hal ini. Dan yang terakhir, jadwal di praktek lain pun jadi molor. Tidak heran hal ini menjadi keluhan #1 pasien.

Dengan sistem manajemen antrian yang memadai hal ini dapat diatur lebih baik dan waktu menunggu per rata-rata pasien dapat dikurangi. Banyak hal yang dapat dilakukan pihak fasilitas kesehatan dalam mengatur antrian pasien ini. Misalnya: dengan tidak menerima booking pada hari tsb untuk dokter yang sudah penuh. Jadwal juga dapat diundurkan 1-2 hari ke belakang jika tidak mendesak, atau dapat juga diarahkan kepada dokter lain yang lebih senggang, sehingga tingkat pelayanan akan lebih maksimal. Namun tentunya hal ini membutuhkan sistem penunjang yang memadai.

LokaDok akhir-akhir ini telah meluncurkan produk terbarunya, dinamai LokaDok OmniCare. Produk ini ditargetkan untuk segmen klinik dan rumah sakit dengan jumlah dari 3 s/d 500 lebih dokter. Pelayanan kesehatan di tanah air perlu menyadari betapa pentingnya sistem manajemen antrian ini sebagai salah satu bentuk konkrit peningkatan pelayanan kesehatan di tanah air. “Kami berharap dapat meningkatkan mutu pelayanan kesehatan di tanah air. Dimulai dari sistem manajemen antrian ini, karena merupakan pintu awal dari alur penanganan pasien”, jelas Dannie CEO & Founder LokaDok.

Kedepannya LokaDok akan menambahkan fitur untuk administrasi pasien sampai ke billing, sehingga menjadi suatu sistem kesatuan yang utuh.